الرئيسية / التقنية والمعلومات / أمن المعلومات / 10 خطوات لكتابة سياسة إعلام اجتماعي لأعمالك

10 خطوات لكتابة سياسة إعلام اجتماعي لأعمالك

Insurance Protection

قد تكون كلمة “سياسات” مزعجة أحيانا ، خاصة في مجتمعات الإعلام الاجتماعي ، لماذا؟  لأن السياسات التي تكتب بشكل سيئ تقيد وتمنع وتقتل روح التفاعل بوسائل التواصل الاجتماعي،  بينما أن السياسة المصاغة بشكل صحيح تشجع وتحمي وتحقق تفاعل عالي الجودة، فهو متعلق بالتمكين والثقة. مثلما قالت بيث كانتر “الثقة أيسر من السيطرة “

في هذا المقال سنشرح كيف أن سياسات الإعلام الاجتماعي مختلفة عن السياسات الأخرى، حيث سنقدم لك عشرة  نصائح تساعدك على إنشاء سياسة إعلام اجتماعي فعالة،

لماذا نفصل سياسات الإعلام الاجتماعي عن غيرها من السياسات ؟

سياسة الإعلام الاجتماعي مختلفة عن غيرها حيث يصعب التنبؤ بالمواقف التي قد تطرأ بالإعلام الاجتماعي وكيفية التعامل مع هذه المواقف حيث أن وسائل الإعلام الاجتماعي مختلفة عن بعضها البعض وبيئة الإعلام الاجتماعي تتغير باستمرار.

المخاطر غير محققة ويصعب حصر قانون يشمل جميع هذه المخاطر،  فقد يتطلب ذلك العديد من السنوات للحصول على قواعد إرشادية نهائية تخص الإعلام الاجتماعي.  المشاكل التي قد تنشأ تشمل: الموظفين، سرية العميل، قضايا علاقات العمل،  سرقة العلامة التجارية، سوء التفاهم، الرسائل غير المرغوب فيها… الخ..

إذا ما كنت تبحث عن نقطة بداية  فإن هناك مئات السياسات على الانترنت ستجد الكثير من الأفكار هنا وهناك ، ولكن قبل البدء بإنشاء بسياسة ناجحة، يجب علينا البدء بوضع حجر الأساس.

هناك 10 استراتيجيات يمكن البدء بها :

أولا : إجمع فريقك

لا يمكن أن تُكتب سياسة وسائل الإعلام الاجتماعي من قبل شخص واحد لوحده، يجب أن تكون السياسة خاصة بشركتك وتشمل أفكار أشخاص مختلفون ذوي مهارات  مختلفة.

أسلوب المجموعة يضمن أن تدار المخاطر بأفضل الطُرق،  وأن أي تحديات قد تطرأ تُحل على نحو لائق،

قد تشمل المجموعة بالإضافة إلى الموظفين المعنيين بالإعلام الاجتماعي، المدير التنفيذي للشركة و مدير الموارد البشرية و مدير تقنية المعلومات و مدير التسويق والتنمية و  مدير قسم البرمجة و المحامي وانسان رقمي واحد على الأقل .. الخ

لا يجب على جميع الأعضاء المعرفة التامة بأدق التفاصيل الخاصة بنشاطاتك على الإعلام الاجتماعي، بل فقط المعلومات اللازمة التي تمكنه من السيطرة على الأوضاع في حالة حدوث أزمات.

ثانيا : ركز على بناء ثقافة:

تتغير وسائل الإعلام الاجتماعي كل يوم، لذلك لا يمكن للسياسات البيروقراطية أن تكون ناجحة ، على العكس نحن نريد نشر ثقافة الابتكار وتبادل الأفكار وحل المشكلات والإبداع. هناك صلة مباشرة بين الثقافة والسياسات التنظيمية الداخلية، في الواقع السياسات التي نكتبها تشكل ثقافتنا.

أثناء كتابتك لسياسة شركتك، أضف الإجراءات التي تعزز ثقافة التقييم والتعلم وضع في حسبانك الإجابة على الأسئلة التالية:

من هم فريق وسائل الإعلام الاجتماعية الخاص بك

كم يجتمعون من مرة ؟

كيف ومن يحل المشاكل والصعوبات .

كيف توثق تعلم المجموعة

كيف سنقيم نجاحاتنا وكيف نتعلم من أخطاءنا؟

عند كتابتك لسياستك يمكنك معرفة قيم ثقافة الإعلام الاجتماعي  من شفافية واتساق وإبداع وسرعة. فعند وضعها في الحسبان ستصنع عمليات تؤكد التدريب والدعم والتقييم.

ثالثا: انظر في العواقب القانونية،

أغلب القضايا المتعلقة بالإعلام الاجتماعي في المحاكم هي قضايا علاقات العمل، حيث صدر قانون علاقات العمل الوطني (قانون أمريكي) لحماية حقوق الموظفين، فكن حذرا جدا فيما تخبره لموظفيك وأسلوب الحديث عند إخبارهم عما يمكنهم ولا يمكنهم فعله على مواقعهم الشخصية بوسائل الإعلام الاجتماعي، فأسلوب الحديث قد يأتي بنتائج عكسية مفاجئة. يُنصح بقراءة هذا القانون ومناقشته مع الموظفين فريق الإعلام الاجتماعي.

رابعا: إفصل السياسات العامة عن الدليل الخاص بالموقع

ساحة الإعلام الاجتماعي تتغير بشكل يومي، فإذا ما حصرت السياسة على قناة إعلام اجتماعي معينة، فإن صلاحية سياستك ستنتهي في غمضة عين. عموما يجب أن تكون السياسة شاملة :  الأدوار والمسؤوليات ، لمحة عما يمكن أو لا يمكن للموظفين القيام به ( مثلا: إتباع القانون والعلامات التجارية) والأهداف والقيم.

الدليل المكتوب بشكل منفصل قد يسجل تفاصيل جوهرية خاصة بقناة إعلام اجتماعي معينة. هذه الإرشادات تساهم بشكل كبير في حالة انقلاب الموظفين، عملية كتابة الإرشادات تساعد الموظفين لفهم أفضل وأوضح لما يقومون به وكيفية القيام به.

خامسا: لا تعيد القيام بما قام به الآخرون

أغلب الظن انه لديك العديد من السياسات الداخلية التي تُطبق على أنشطة الإعلام الاجتماعي منها سياسة الخصوصية، واستخدامات الإنترنت واستخدامات الهواتف الجوالة والعديد غيرها..

يمكنك إضافة هذه السياسات كمرجع لسياسة الإعلام الاجتماعي مع ملاحظة أي اختلافات في التطبيق التي قد تكون ضرورية للإعلام الاجتماعي. على سبيل المثال سياسة استخدام الهواتف الجوالة قد لا تتضمن ضوابط استخدام الصور من كاميرا الهاتف الجوال ذلك أن أي صورة ملتقطة عبره تحتوي رموز خاصة بمكان وزمان التقاط الصورة ويعود الفضل في ذلك لخاصية تحديد الموقع الجغرافي، فإذا ما حمّلت صورة ملتقطة بعدسة هاتف جوال على قناة الإعلام الاجتماعي فإنك قد تفشي معلومات أكثر مما يلزم.

السياسة الخاصة بالإعلام الاجتماعي قد تأخذ ذلك بعين الاعتبار من خلال إلزام الموظفين باستخدام برامج لتجريد الصورة من خاصية تحديد الموقع الجغرافي قبل نشر الصورة .

سادسا: قم بتضمين اللوائح الخارجية

أغلب  اللوائح القانونية  متوفرة على الانترنت وأيضا خارج انترنت. استخدم سياسة الإعلام الاجتماعي لتذكير الموظفين انه يجب الالتزام بهذه اللوائح، إن أمكن خصص لهم أمثلة واضحة عن أنواع السلوك غير المقبولة.

ملاحظة : هذا وقت مناسب للتفكير بتدريب الامتثال بشركتك،  للإعلام الاجتماعي   تأثير في جميع جوانب حياتنا الشخصية والعملية، فإذا كان التدريب على الخصوصية أو السرية أو العلامات التجارية .. الخ  ولم تشمل الإعلام الاجتماعي بعد،  فإن هذا هو الوقت المناسب لفعل ذلك. 

سابعا: قم بكتابة سياستين      

يعتبر من الأفضل أن يكون لديك سياستين للإعلام الاجتماعي : واحدة للموظفين واستخداماتهم للإعلام الاجتماعي لأغراض العمل وأخرى لاستخدامات الموظفين للإعلام الاجتماعي للأغراض الشخصية.

السياسة الأولى : تركز على الأنشطة المتعلقة بالعمل، يجب أن تغطي كل ما قمنا بذكره هنا: اختيار الفريق، تحديد وظائفهم ومسؤولياتهم، إرشادات العلامة التجارية، وقم بتوضيح أن عليهم الامتثال للسياسات الداخلية والخارجية.

السياسة الثانية:  تركز على استخدام الموظفين للإعلام الاجتماعي في حياتهم الشخصية، تعطي الموظفين معلومات عما يمكنهم وما لا يمكنهم قوله عن شركتك في حساباتهم الشخصية.

بعض المنظمات – بما في ذلك المنظمات العسكرية والرعاية الصحية- ستحدد بالتفصيل ما لا يمكن للموظفين أن ينشروه على الانترنت.

مثال على ذلك، الأسرار التجارية، معلومات العميل وحتى معلومات الموظفين قد تعتبر سرية للغاية في بعض الأماكن. وبعض المنظمات الأخرى قد تشجع الموظف أن يتصرف كممثل للمنظمة. وأخرى قد تتخطى ذلك لتوفر إرشادات كيف تتحدث عن الشركة على الانترنت.  ومع ذلك قد ترغب في أن يتحدث موظفيك (أو لا يتحدثون)، أعطهم توجيهات.

عبارتين تحذيريتين: 

  1. من الخطر أن تطلب من الموظفين استخدام حسابات الإعلام الاجتماعي الشخصية الخاصة بهم للتواصل مع شركتك على الانترنت. فقد يقومون بذلك، ولكن دعه يكن خيارهم . فآخر ما قد يرغب أي به أي مدير معرفته أكثر مما يلزم للحياة الشخصية لموظفيه
  2. قبل أن تكتب السياسة، اعد قراءة النصيحة الثالثة، فقد توفر عليك الكثير.

ثامنا: شدد على الثقافة  

الحدود بين حياتنا الشخصية والعملية غير واضح . أغلب الموظفين لم يعوا بشكل كافي المخاطر التي قد تطرأ بسبب تناقص الخصوصية . إحدى المقولات القديمة : “ما يحدث في فيغاس يبقى في فيغاس”. أما اليوم، أصبحت العبارة الأصح “ما يحدث في فيغاس يبقى في الفيسبوك”

فكما قرأت في قضايا المعروضة على المحاكم التي صدر بخصوص الإعلام الاجتماعي، يبدو لي أن الكثير من القضايا تنشأ بسبب جهل الموظف وليس خبثا منه. لم يفكر العديد من الموظفين بعواقب سلوكهم عبر الانترنت. فإذا ما وفر أصحاب العمل ثقافة الحماية الالكترونية للموظفين سيمنع ذلك المشاكل قبل حدوثها.

فإذا ما كان لديك سياستين، واحدة للأنشطة المتعلقة بالعمل والأخرى للاستخدام الشخصي للموظفين لوسائل الإعلام الاجتماعي، فان تعليم الموظف يمكن أن يتخذ مسارين :

يوفر تدريبات متعلقة بالعمل إلى الموظفين العاملين في وسائل الإعلام الاجتماعي بالنيابة عن المؤسسة. وبالتالي التدريب المنتظم يساعد على الحفاظ على قيام منظمتك ويعطي الموظفين فرصة للتواصل مع الآخرين في هذا المجال.

تثقيف جميع الموظفين بالحماية على الانترنت : ويمكن أن تشمل كيفية حماية أنفسنا من الجرائم الالكترونية  وكيفية تأسيس وحماية سمعتنا عبر الإنترنت.

عندما يتعلق الأمر بالسلوك الالكتروني المسئول  حيث لأصحاب العمل فرصة فريدة لتثقيف الموظفين بدلا من التسلط عليهم.  هذا الالتزام يبين احترام الموظفين فيشعر الموظفين بقيمتهم وبأنهم موثوق بهم   بالإلهام. بذلك يكون الجميع مستفيدون.

تاسعا: أوعز إلى محامي ليراجع سياستك

الاستشارة القانونية أمر بالغ الأهمية. فمن السهل أن نخطئ وخاصة في مجالات علاقات العمل.

 تأكد من أن تسأل محام لديه خبرة في المجال، حيث أن صديقك المحامي المتخصص في الضرائب لن يكون ذي فائدة كبيرة. قد تكون المراجعة القانونية مكلفة ولكن الدعوى القضائية تكون ذو تكلفة مضاعفة

عاشرا: لا تهمل سياستك فتتقادم

تتغير البيئة الكترونية بشكل متكرر فيجب معها مراجعة سياسات وسائل الإعلام الاجتماعي كل ستة أشهر على الأقل. دع الجميع بالفريق يراجعونها على انفراد و ثم قوموا بمراجعتها معا.

اسألوا أنفسكم، هل لا تزال هذه السياسة مناسبة؟ هل تساعدنا هذه على القيام بوظائفنا؟ كيف تغيرت بيئة وسائل الإعلام الاجتماعية في الآونة الأخيرة؟ هل هناك أي تحديثات قانونية مرتبطة؟

سياسات وسائل الإعلام الاجتماعي ليست الجزء الأكثر تسلية في وسائل الإعلام الاجتماعي؛ ومع ذلك، إذا تم تطويرها بشكل جيد، فإن من شأنها أن تدعم وتمكن وتُشرك الموظفين وبدورهم بدورهم إشراك العملاء.

شاركنا أفكارك، وما هي أفضل نصيحة لشركة بصدد كتابة سياسة إعلام اجتماعي؟ يرجى ترك الأسئلة والاقتراحات بالأسفل.

المصدر

قد تكون كلمة "سياسات" مزعجة أحيانا ، خاصة في مجتمعات الإعلام الاجتماعي ، لماذا؟  لأن السياسات التي تكتب بشكل سيئ تقيد وتمنع وتقتل روح التفاعل بوسائل التواصل الاجتماعي،  بينما أن السياسة المصاغة بشكل صحيح تشجع وتحمي وتحقق تفاعل عالي الجودة، فهو متعلق بالتمكين والثقة. مثلما قالت بيث كانتر "الثقة أيسر من السيطرة " في هذا المقال سنشرح كيف أن سياسات الإعلام الاجتماعي مختلفة عن السياسات الأخرى، حيث سنقدم لك عشرة  نصائح تساعدك على إنشاء سياسة إعلام اجتماعي فعالة، لماذا نفصل سياسات الإعلام الاجتماعي عن غيرها من السياسات ؟ سياسة الإعلام الاجتماعي مختلفة عن غيرها حيث يصعب التنبؤ بالمواقف التي قد…

عناصر المراجعه :

تقييم المستخدمون: كن أول المصوتين !
0

عن مروى بن محمد

مروى بن محمد

اضف رد

لن يتم نشر البريد الإلكتروني . الحقول المطلوبة مشار لها بـ *

*